Das bin ich

„Es gibt keinen anstrengungslosen Wohlstand.“ Diese Worte meiner Eltern klingen mir immer mal wieder in den Ohren, und meine Tochter verzieht dann manchmal das Gesicht, wenn ich ihr diese Weisheit weitergebe. Aber sie hat mich geprägt.

Ich bin Matthias Hartlef, Betriebsleiter des Gebäudebewirtschaftungsbetriebs der Hansestadt Stade und stellvertretender Fachbereichsleiter Finanzen und Beteiligungen. Ich bin ein „Kind der Kommunalverwaltung“. Nach der Schule habe ich die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten in der Stader Kommunalverwaltung 1990 erfolgreich abgeschlossen. Anschließend wurde ich in verschiedenen Abteilungen eingesetzt.

Am 24. März 1970 wurde ich in Stade geboren. Nach den ersten vier Jahren in der Kehdinger Straße wuchs ich im Stadtteil Hohenwedel auf. Von dort zog es mich 2001 der Liebe wegen nach Schwinge. Seit 2004 ist Claudia Hartlef meine Frau und wir haben zusammen eine 11-jährige Tochter.

Privat bin ich gerne in der Natur, früher mehr zum Angeln, heute gerne zur Jagd. Ich gehe ab und zu noch Laufen. Der Hamburger SV begleitet meine Fußball-Leidenschaft seit den erfolgreichen Zeiten in meiner Kindheit, seit 20 Jahren sogar als Vorsitzender des Fanclubs „Dolls dolle Jungs“, der zirka 30 Mitglieder hauptsächlich aus der Samtgemeinde hat.

Beruflicher Werdegang

1990 – 1991

Stadt Stade – Organisationstab „10. Tag der Niedersachsen“

Aufgaben:
Organisation des Landesfestes von Niedersachsen mit rund 150.000 Besuchern, welches das Landesbewusstsein fördern und die Gemeinsamkeit und die Zusammengehörigkeit aller Niedersachsen steigern sollte. Hauptschwerpunkte: Strom- und Wasserversorgung der Bühnen, Prominentenfußballspiel, Park- and Ride-System sowie Unterbringung der Teilnehmer.

1992 – 1996

Stadt Stade – Sachbearbeiter Bauverwaltungsamt

Aufgaben:
Straßenausbau- und Erschließungsbeitragsrecht mit abschließender Widerspruchsbearbeitung

1997 – 1999

Stadt Stade – Leitung Steuerabteilung

Aufgaben:
Leitung der Abteilung mit 3 Mitarbeitern und den Bereichen Gewerbesteuer, Grundsteuer, Hunde- und Vergnügungssteuer. Mitglied im Arbeitskreis der Steueramtsleiter beim Nds. Städtetag. Durchführung und Prüfung der Gewerbesteuerveranlagungen, Festsetzung und Abrechnung der Vorauszahlungen mit selbständiger Entscheidung über deren Anpassung; Abrechnung der Zinsen nach § 233 a AO. Bearbeitung von Stundungsanträgen, Niederschlagungen, Erlassen, Aussetzungen, Widersprüchen mit qualifizierten Entscheidungsbefugnissen. Bearbeiten von Haftungs- und Duldungsbescheiden. Für den Bereich der Betriebe gewerblicher Art: Erstellung der Jahresabschlüsse nach kaufmännischer Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Anlagennachweise sowie der Abgabe von Steuererklärungen (Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer).

In der Zeit 1997 – 1999 zusätzlich Mitglied im Koordinierungsteam Verwaltungsreform.

1999 – 2007

Stadt Stade – Fachgruppenleiter Organisation

Aufgaben:
Leitung der Fachgruppe Organisation mit 10 Sachbearbeitern (bis zur Gründung der Gebäudewirtschaft Stade waren zusätzlich 24 Mitarbeiter aus dem Hausmeister- und Reinigungsdienst unterstellt). Planungsaufgaben, Regelungen zur inneren Organisation der Stadtverwaltung (Vorbereitung von Grundsatzentscheidungen der Verwaltungsführung, Regelungen und Überwachung des Geschäftsganges und des allgemeinen Dienstbetriebes, Organisationsgrundlagen der Verwaltung). Kritische Auswertung des Aufgabenkataloges der Gesamtverwaltung und Empfehlungen zur Aufgabenentwicklung (Aufgabenkritik und Aufgabenanalyse), Ideenentwicklung zur Gestaltung, Steuerung und Kontrolle der Verwaltung. Grundsatzentscheidungen der interkommunalen Zusammenarbeit. Sachliche und räumliche Verwaltungsgliederung. Maßnahmen zur Verwaltungsrationalisierung sowie Verwaltungsvereinfachung (Organisationsuntersuchungen, z.B. Umwandlung der Liegenschaftsverwaltung zur Gebäudewirtschaft Stade (GWS) und des Bau- und Betriebshofes zu den Kommunalen Betrieben Stade als optimierte Regiebetriebe mit kaufmännischer Buchführung; Schaffung der organisatorischen Grundlagen für das strategische Management – Vorstandsmodell). Erstellen von Wirtschaftlichkeitsrechnungen. Angelegenheiten der Repräsentation.

2004 – 2006

Mitglied der Arbeitsgruppe Doppik und der Arbeitsgruppe Inventur

2007 – 2012

Leitung der Abteilung Sicherheit und Ordnung

Aufgaben:
Steuerung, Koordination und Kontrolle der Abteilung Sicherheit und Ordnung mit qualifizierten Entscheidungsbefugnissen (36 Mitarbeiter), Betreuung des Ausschusses für Feuerwehr Sicherheit und Ordnung, Planung und Zielsetzung bei wesentlichen Produkten, Ermittlung von Kennzahlen zur Zielerreichung, Haushaltsrechtliche Grundsatzplanungen, Verhandlungsführung mit Behörden, Institutionen, Bürgern, stellv. Fachbereichsleiter, Folgende Projekte wurden erfolgreich bewerkstelligt: Verlegung des Jahrmarktes in die Innenstadt, Einrichtung eines runden Tisches zur Verbesserung der Situation Bahnhofsumfeld, Fortführung und Ausbau des Projektes „Bürger im Dienst“ als freiwilligen Ordnungs- und Streifendienst, Beschaffungen und Unterbringung der Freiwilligen Feuerwehr, Renovierung des Tierheims, Aufbau der virtuellen Tiervermittlung, Einführung neuer Hygienestandards, Serviceverbesserungen im Einwohnermeldeamt durch Einführung eines elektronischen Aufrufsystems und Erweiterung der Öffnungszeiten sowie Flexibilisierung des Personaleinsatzes (Bündelung von Aufgaben „Alles aus einer Hand“ – Bürgerbüro), Einrichtung eines professionellen Veranstaltungsmanagements mit ausführlicher Gefährdungsanalyse für 30 unterschiedliche Veranstaltungsarten, Einführung der präventiven Gewinnabschöpfung, Einführung neuer Verkehrskonzepte (z.B. Neuregelungen nach Abschaffung Radwegebenutzungspflicht), Einführung eines neuen Konzeptes für Brandsicherheitswachen, Neuregelung des Zeugendienstes für die Polizei, Sondernutzungen.

2012 – 2014

Leitung der Abteilung Jugend und Familienhilfen

Aufgaben:
Steuerung, Koordination und Kontrolle der Abteilung Jugend und Familienhilfen mit qualifizierten Entscheidungsbefugnissen (rd. 130 Mitarbeiter), Verantwortliche Koordination der Jugendhilfeplanung nach dem SGB VIII für die Kindertageseinrichtungen, öffentliche Spiel- und Bolzplätze: Feststellen des Bestandes, Ermitteln des Bedarfs, Planen notwendiger Maßnahmen zur Bedarfsdeckung, Erstellen von Planungskonzepten und deren Umsetzung, Organisieren, Umsetzen und Begleiten der Planungsergebnisse, Fortschreiben des Bestandes und der Konzepte, Zusammenarbeit mit Trägern der öffentlichen und freien Wohlfahrtspflege, freien Trägern von Kindertageseinrichtungen und anderen Stellen, stellv. Fachbereichsleiter, Sicherstellung des Rechtsanspruches auf frühkindliche Förderung U 3, Ausbau der Betreuungsquoten, Verwaltung und Förderung von rund 1.950 Betreuungsplätzen sowie rund 250 Tagespflegeplätzen.

2014 – 2019

seit 2017 GWS

Leitung der Abteilung Finanzmanagement und -controlling

zusätzlich: Betriebsleitung der Gebäudewirtschaft Stade (zusammen 100 Mitarbeiter); stellv. Fachbereichsleiter Finanzen und Beteiligungen

Aufgaben:
Allgemeine Leitungstätigkeiten: Operative Leitung und strategische Ausrichtung der Abteilung Finanzmanagement und Controlling und des Betriebes Gebäudewirtschaft Stade. Festlegung von Bearbeitungsgrundsätzen, Koordinierung und Überwachung des Geschäftsganges; Rücksprachen und Besprechungen; Sichtung der Eingänge; Bearbeitungshinweise geben. Wahrnehmung aller strategischen und operativen Bauherrenaufgaben. Beratung des Verwaltungsvorstandes/der Fachbereichsleiter und der stadteigenen Gremien in allen Fragen der Finanzwirtschaft und des städtischen Gebäudemanagement sowie Vertretung der Abteilung/des Betriebes nach außen. Kontrolle auf Einhaltung aller abteilungsinternen Organisationsabläufe, Verfahrensanweisung; auch nach qualitätsrelevanten Gesichtspunkten. Unterstützung aller Mitarbeiter bei Abwicklungsfragen. Steuerung und Führung der unterstellten Verantwortlichen einschließlich Personalplanung, Urlaubsplanung und sonstiger Personalverwaltungsaufgaben (betriebsinterne Weiterbildung, Beurteilung, Krankmeldung etc.)

Grundsatzentscheidungen innerhalb der Abteilung/ des Betriebes. Verantwortungsvolle und zielgerichtete Führung und Entwicklung der Mitarbeiter/-innen. Permanente Optimierung der personellen und finanziellen Ressourcen. Durchführung einer regelmäßigen Objektsinspektion sowie Pflege der Geschäftsbeziehung mit dritten in übergeordneter Funktion. Auftragsvergabe, Kontrolle und Pflege der Geschäftsbeziehung mit externen und internen Kunden. Verhandlungen und Auswahl mit den externen Leitungspartnern; sowie Erarbeitung und Verhandlung von Raumverträgen.

Vorbereitung und Teilnahme an den Sitzungen des Ausschusses für Finanzen, Wirtschaft und Personal zugleich Protokollführung, Teilnahme an sonstigen Ausschusssitzungen nach Bedarf.

Angelegenheiten der Finanzwirtschaft

Vorbereitende Tätigkeiten für die Verwaltungsführung: Darstellung von Einnahme- und Ausgabeentwicklungen. Stellungnahme zu Sachverhalten mit haushaltsrechtlichen und steuerlichen Auswirkungen.

Entwurf der Haushaltssatzung mit Anlagen und evtl. Nachträge, Neugliederung des HH-Planes, Ausführung des Haushaltsplanes, Darlehensaufnahmen, Bürgschaftsübernahmen u. Ä., Freigabe von Haushaltsmitteln und Verpflichtungsermächtigungen, Vorbereitung und Fortentwicklung von Haushaltssicherungskonzepten, Fortentwicklung der Budgetierung/Budgetbildung, Aufstellung von Folgebilanzen/Vermögensbewertung, Finanz- und Investitionsplanung. Bearbeitung von Anträgen auf Bewilligung über- und außerplanmäßiger Ausgaben und Aufwendungen; Vorbereitungen von Stundungen, Niederschlagungen und Erlass von Forderungen im Rahmen der Dienstanweisung. Mitwirkung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse, Rechnungslegung, Rechenschaftsbericht, Vermögensrechnung/Bilanz, Abwicklung der Vorjahre, Bildung von Haushaltsresten, Vorbereitung der Entlastungserteilung, Auswertung von Prüfberichten, Jahresabschlussanalysen. Beurteilung der steuerlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen bei städtischen/betrieblichen Vorhaben. Entscheidung in schwierigen Steuerangelegenheiten.

Bearbeitung Konzessionsverträge und -abgaben. Grundsatzangelegenheiten und Abwicklung des Finanzausgleichs. Grundsätze für ein verwaltungsinternes Controlling mit der Zielsetzung Bereitstellung, Aufbereitung und Analyse von Kennzahlen für die Verwaltungsleitung, Beratung bei Zielsetzungen, Mitwirkung im operativen und strategischen Bereich. Permanente Optimierung des Leistungsportfolios und der personellen und finanziellen Ressourcen. Fortlaufende Überwachung der Bestandsimmobilien und Gewährleistung für eine kostenbewusste Planung und Steuerung der Neubaumaßnahmen sowie der erforderlichen Modernisierung- und Instandhaltungsaktivitäten. Wirtschaftlichkeitsberechnungen.

Berufsausbildung

1987 – 1990

Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten in der Kommunalverwaltung bei der Stadtverwaltung Stade

1991 – 1992

Wehrdienst/Zivildienst – 8. Sanitätsbatallion 3 HH/EKS

1995

Angestelltenprüfung II

1997 – 1999

Grundstudium Betriebswirtschaft an der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Stade

2001 – 2003

Qualifizierungsprogramm für Nachwuchskräfte der Stadtverwaltung Stade (Institut carpe diem)

Module: Teambuilding, Moderation, Grundlagen von Führung, Projektmanagement, Gesprächsführung, Selbstmanagement, Konfliktmanagement

2013

Hospitation Stadt Bremervörde

2013

Hospitation Nds. Landesbetrieb für Wasserwirtschaft, Küsten- und Naturschutz

2014

Prüfung vor dem Landespersonalausschuss Niedersachsen zur Anerkennung als anderer Bewerber; Feststellung der Befähigung für den gehobenen Dienst; Einstellung im Beförderungsamt

2014

Ernennung zum Stadtamtsrat

2015

Festlegung des Qualifizierungsplanes für den höheren Dienst

2016

Hospitation Landkreis Lüneburg

2016

Feststellung der Qualifikation für den höheren Dienst

2017

Beförderung zum Städtischen Rat

2018

Beförderung zum Städtischen Oberrat

Interessen und Engagement

Naturschutz, Angeln, Jagd

Lehrtätigkeit

Lehrgangsleiter NSI. Nebenberuflicher Dozent für das Niedersächsische Studieninstitut für das Fach: „Betriebswirtschaftlehre in der öffentlichen Verwaltung“ früher: Verwaltungsrecht, Ordnungsrecht – Einführungs- und Abschlusslehrgänge für Auszubildende des Ausbildungsberufes Verwaltungsfachangestellte in der Kommunalverwaltung – bis Sommer 2020; insgesamt 24 Jahre

Ehrenamtliches Engagement

Ratsmitglied der Samtgemeinde Fredenbeck (Mitglied im Schulausschuss, stellv. Vorsitzender des Finanz- und Personalausschusses, Vertretungsmitglied im Samtgemeindeausschuss; Beiratsmitglied in der Bürgerstiftung der Kreissparkasse Stade; Mitglied im Einstellungsgremium), stellv. Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft Dorferneuerung Schwinge, Mitglied der Jägerschaft Stade, Mitglied des Vereins zur Förderung des Fredenbecker Jugendhandballes, Kassenwart der Jagdgemeinschaft Schwinge, Vorstandsmitglied der Fischereigenossenschaft Schwinge, Kassenwart und Schriftführer der CDU/FDP-Gruppe im Samtgemeinderat der Samtgemeinde Fredenbeck, Organisation Prominentenfußballspiel für wohltätige Zwecke HSV II gegen SC Schwinge, Vorsitzender des HSV-Fanclubs „Dolls dolle Jungs“